Dänisches Reisekostenrecht 2017
REISEKOSTENRECHT: Dänische Mitarbeiter können bei Reisen steuerfreie Verpflegungspauschalen erhalten. Voraussetzung ist, dass die Anforderungen an die Dokumentation eingehalten werden – anderenfalls sind die Pauschalen wie normales Einkommen zu versteuern.
Steuerfreie Pauschalbeträge
Aktuell können folgende Beträge steuerfrei ausgezahlt werden:
Verpflegung: 487 DKK / ca. 65 EUR
Unterkunft: 209 DKK / ca. 28 EUR
Diese Sätze gelten bei In- und Auslandsreisen gleichermaßen. Eine Unterscheidung wie in Deutschland findet nicht statt.
Alternativ kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten nach Vorlage der Belege erstatten oder kostenfreie Mahlzeiten und Unterkunft gewähren.
Zahlt der Arbeitgeber keine steuerfreie Pauschale aus, kann der Mitarbeiter diese im Rahmen seiner jährlichen Lohnsteuerjahreserklärung geltend machen – hier jedoch nur bis zu einer maximalen Höhe von aktuell 26.800 DKK.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Pauschalen
Für die steuerfreie Auszahlung müssen zwei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
1. Dienstreise / vorübergehender anderer Dienstort
2. Mit Übernachtung und mindestens 24 Stunden Abwesenheit vom Wohnort
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter vorübergehend an einen anderen Dienstort entsendet, z.B. zu Kunden oder in die Zentrale nach Deutschland, und der Mitarbeiter nicht an seinem normalen Wohnort übernachten kann. Bei einer Dauer von mehr als 12 Monaten kann in der Regel nicht mehr von einem vorübergehenden anderen Dienstort gesprochen werden.
Die Abwesenheit vom Wohnort muss mindestens 24 Stunden betragen. Eine Pauschale für eine Abwesenheit von nur 12 Stunden wie in Deutschland kann in Dänemark also nicht steuerfrei ausgezahlt werden. Jedoch kann für den Heimreisetag eine stundenweise Abrechnung in Höhe von 20,29 DKK erfolgen.
Anrechnung von Mahlzeiten
Erhält der Mitarbeiter gleichzeitig kostenfreie Mahlzeiten während der Reise, z.B. wenn das Frühstück in der Hotelübernachtung enthalten ist, werden folgende Abzüge vorgenommen:
15% Frühstück
30% Mittagessen
30% Abendessen.
Dokumentationsanforderungen
Der Arbeitgeber muss kontrollieren, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie Auszahlung vorliegen. Hierfür müssen die Buchführungsbelege folgende Informationen enthalten:
- Name, Adresse und CPR-Nummer des Empfängers
- Angewendete Pauschalsätze
- Berechnung des steuerfreien Betrages
- Dienstlicher Anlass der Reise
- Start- und Schlusszeitpunkt der Reise inkl. Uhrzeit
- Reiseziel und eventuelle Zwischenziele.
Die ersten drei Punkte sind bereits im Lohn- oder Gehaltszettel des Mitarbeiters enthalten.
Die übrigen Daten muss der Arbeitgeber in anderer Weise erfassen, z.B. in einer Excel-Tabelle oder einem elektronischen Reiseabrechnungssystem.
Die steuerfreien Pauschalen muss der Arbeitgeber in der monatlichen Lohnsteuermeldung melden.
Empfehlung
Dänische Steuerkontrollen betreffen häufig die Reisekostenabrechnung. Arbeitgeber sollten deshalb sicherstellen, dass das Vorliegen der Voraussetzungen für eine steuerfreie Auszahlung gut dokumentiert ist, so dass eventuelle Nachversteuerungen vermieden werden.
Veröffentlicht im Oktober 2017