Auslagen mit oder ohne Umsatzsteuer weiterberechnen?
UMSATZSTEUER: Generalunternehmer (Verkäufer) berechnen oftmals ihren Subunternehmern (Käufer) einzelne Ausgaben ohne Umsatzsteuer weiter, obwohl die Voraussetzungen für die steuerfreie Weiterberechnung nicht vorliegen. Dies führt nicht nur zu einer fehlerhaften Umsatzsteuerabrechnung zwischen zwei Unternehmen, sondern kann auch unerwartete Umsatzsteuer-Nachforderungen für den Verkäufer zur Folge haben.
Die Auslage stellt den Betrag dar, den der Verkäufer vom Käufer als Entschädigung für die Kosten erhält, die der Verkäufer im Namen des Käufers und auf dessen Rechnung bezahlt hat.
Um diese Kosten aus der Berechnungsgrundlage heraushalten zu können, müssen folgende drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Ausgaben, die vom Verkäufer verauslagt werden, werden im Namen des Käufers getragen.
- Ausgaben werden auf Rechnung des endgültigen Kunden getragen.
- Das verauslagende Unternehmen führt ein besonderes Konto über die Auslagen, welches die einzelnen Einkäufe wiedergibt.
Das verauslagende Unternehmen hat für diese Einkäufe kein Vorsteuerabzugsrecht. Dies steht u.U. dem eigentlichen Rechnungsempfänger zu.
Das auslegende, zunächst zahlende Unternehmen muss deswegen den Lieferanten grundsätzlich darum bitten, die Rechnung auf den endgültigen Käufer auszustellen. Eine Ausnahme ergibt sich nur dann, wenn sich die Zahlungspflicht des Endkunden aus dem Gesetz ergibt.
Etwaige Preisnachlässe sollen ebenfalls dem endgültigen Käufer zugutekommen. Das auslegende Unternehmen schreibt dann eine Rechnung ohne Umsatzsteuer und sendet diese zusammen mit der Rechnung des Lieferanten an den endgültigen Kunden.
Das auslegende Unternehmen darf auch keinen Gewinnaufschlag auf die Weiterberechnung der Kosten vornehmen, da die Kosten auf Rechnung des endgültigen Kunden erfolgen.
Das auslegende Unternehmen muss in der Lage sein, die als Auslage weiterberechnete Kosten auf der Grundlage der gesonderten Kontoführung für Auslagen zu dokumentieren.
Empfehlung
Berechnet ein deutsches Unternehmen dänische Hotelkosten oder Wareneinkäufe an ein Subunternehmen weiter, müssen die oben genannten Voraussetzungen vorliegen. Ist dies nicht der Fall, muss das „auslegende Unternehmen“ die Übernachtungskosten in Dänemark mit dänischer Umsatzsteuer weiterberechnen.
Veröffentlicht im Oktober 2017